Was ist HR Works?
HR Works ist eine cloudbasierte All-in-One-HR-Software, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre gesamten Personalprozesse zu digitalisieren. Das Prinzip ist umfassend: HR Works vereint Personalverwaltung, Zeiterfassung, Reisekostenabrechnung, vorbereitende Lohnbuchhaltung und auch ein Bewerbermanagement-System in einer einzigen Plattform.
Die Software richtet sich primär an kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und wird von über 2.800 Unternehmen mit mehr als 330.000 Anwendern genutzt. Mit Features wie digitaler Personalakte, automatisierter Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung und integrierten Schnittstellen zu DATEV positioniert sich HR Works als ganzheitliche HR-Lösung.
Besonders hervorzuheben ist der Bereich Bewerbermanagement, der es ermöglicht, Stellenanzeigen zu erstellen, Bewerbungen zu verwalten und den gesamten Recruiting-Prozess abzubilden. Doch ist HR Works für jedes Unternehmen wirklich die richtige Lösung? Welche Alternativen gibt es? Wie sehen die Vorteile und Nachteile aus? Wir haben Ihnen die Antworten übersichtlich zusammengestellt.
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Vorteile von HR Works für Unternehmen
All-in-One-Lösung aus einer Hand
Der größte Vorteil von HR Works ist die Bündelung aller HR-Prozesse in einer Software. Statt mehrere Insellösungen für Personalverwaltung, Zeiterfassung, Reisekosten und Recruiting zu nutzen, deckt HR Works alles ab. Das reduziert Schnittstellenprobleme und vereinfacht die Administration erheblich.
Automatisierung zeitraubender Aufgaben
HR Works automatisiert viele Routineaufgaben wie die Erstellung von Gehaltsabrechnungen, Urlaubsverwaltung und Zeiterfassung. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten eigenständig eintragen, Abwesenheitsanträge digital stellen und Reisekostenabrechnungen selbst erfassen. Das entlastet die HR-Abteilung massiv.
Employee Self Service
Ein besonders geschätztes Feature ist der Employee Self Service. Mitarbeiter können von überall – Büro, Homeoffice oder unterwegs – auf die Plattform zugreifen, ihre Daten aktualisieren, Urlaubsanträge stellen oder Gehaltsabrechnungen einsehen. Das reduziert den Verwaltungsaufwand für HR zusätzlich.
Rechtssichere Zeiterfassung
Die digitale Zeiterfassung von HR Works erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und dokumentiert Arbeitszeiten lückenlos. Das gibt Unternehmen Sicherheit bei Kontrollen und erleichtert die Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen erheblich.
Faire Preisgestaltung für KMU
Mit Preisen ab 9,90-12,90 Euro pro Monat und Nutzer ist HR Works für kleine und mittlere Unternehmen erschwinglich. Die Funktionsbreite für diesen Preis wird oft als sehr attraktiv bewertet.
Integration mit DATEV
Die Schnittstelle zu DATEV vereinfacht die Datenübermittlung und den Workflow erheblich, besonders für die vorbereitende Lohnbuchhaltung. Das ist für viele KMU ein entscheidender Vorteil.
Nachteile von HR Works für Unternehmen
Recruiting-Modul erreicht nur aktive Bewerber
Während HR Works eine solide Grundlage für Bewerbermanagement bietet – Stellenanzeigen erstellen, Bewerbungen verwalten, Kandidaten bewerten – erreicht man damit hauptsächlich "aktive" Bewerber, die bereits auf Jobsuche sind. Die "passiven" Kandidaten – hochqualifizierte Fachkräfte, die derzeit nicht aktiv suchen, aber offen für Angebote wären – werden mit dem Bewerbermanagement-Modul nicht erreicht.
Schwächen beim Onboarding
Ein häufig kritisierter Punkt: HR Works bietet zwar ein praktisches Onboarding-Formular für die Datenerfassung, aber kaum Möglichkeiten, einzelne Onboarding-Prozessschritte strukturiert abzubilden oder zu automatisieren. Unternehmen, die ihren neuen Mitarbeitern einen durchdachten, strukturierten Start bieten wollen, stoßen hier an Grenzen.
Benutzeroberfläche nicht immer intuitiv
Trotz der allgemeinen Funktionalität berichten manche Nutzer, dass die Benutzeroberfläche nicht immer intuitiv ist. Einige Funktionen sind zunächst schwer zu finden, und es braucht eine gewisse Einarbeitungszeit, bis alle Features beherrscht werden. Die Navigation könnte an manchen Stellen benutzerfreundlicher sein.
Recruiting-Funktionen weniger ausgereift als spezialisierte ATS-Systeme
Als All-in-One-Lösung ist HR Works ein "Alleskönner", aber kein Spezialist. Die Recruiting-Funktionen sind solide, aber weniger ausgereift als bei spezialisierten Applicant Tracking Systemen. Features wie erweiterte Pipeline-Ansichten, kollaboratives Recruiting mit umfangreichen Bewertungsfunktionen oder Talent-Pooling sind begrenzt.
Fokus auf Verwaltung, nicht auf Kandidaten-Akquise
Das Bewerbermanagement-Modul von HR Works ist primär dafür ausgelegt, eingehende Bewerbungen zu verwalten – nicht dafür, proaktiv Kandidaten zu finden. Wenn keine oder zu wenige qualifizierte Bewerbungen eingehen, hilft auch das beste Verwaltungssystem nicht weiter.
Alternativen zu HR Works?
Neben HR Works gibt es zahlreiche andere HR-Software-Lösungen auf dem Markt. Diese lassen sich grob in zwei Kategorien einteilen:
All-in-One-Systeme (ähnlich wie HR Works):
- Personio
- BambooHR
- Factorial
- Tellent HR
Diese Systeme decken ebenfalls das gesamte HR-Management ab und haben ähnliche Vor- und Nachteile wie HR Works. Sie alle fokussieren sich auf die Verwaltung und Optimierung interner HR-Prozesse.
Spezialisierte Bewerbermanagement-Systeme (ATS):
- Recruitee
- Greenhouse
- Lever
- Workable
Diese Systeme sind ausschließlich auf Recruiting spezialisiert und bieten oft erweiterte Funktionen für das Bewerbermanagement. Allerdings lösen auch sie nicht das grundlegende Problem: Wie erreicht man überhaupt qualifizierte Kandidaten?
Zusätzlich können Unternehmen spezialisierte Jobportale nutzen, die auf bestimmte Branchen fokussiert sind. Ein Beispiel für IT-Recruiting ist get-in-it.de, wo hauptsächlich IT-Fachkräfte zu finden sind.
Headhunter als Alternative
Neben HR-Software-Lösungen gibt es für Unternehmen auch andere Wege, qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen – zum Beispiel Headhunter.
Wenn ein spezifisches Profil für eine kritische Position gesucht wird – etwa Führungskräfte oder seltene Spezialisten –, reicht eine Jobsuche über Jobportale und Bewerbermanagement-Systeme oft nicht aus. Es kommen nur wenige Menschen für diesen Job infrage, und diese sind meist nicht aktiv auf Jobsuche.
Headhunter sind vor allem auf sozialen Berufsplattformen wie XING oder LinkedIn aktiv. Dort suchen sie nach geeigneten Kandidaten und sprechen diese direkt an. In der Regel sind diese bereits fest angestellt und nicht immer an einem Jobwechsel interessiert. Als Headhunter braucht man daher gute Argumente und Überzeugungskraft.
Der Nachteil der Nutzung von Headhuntern sind die hohen Kosten. Oft ist das Honorar am Jahresgehalt des vermittelten Kandidaten bemessen. 20-30% Honorarsätze sind üblich. Bei einer Führungskraft mit einem Jahresgehalt von 100.000 Euro können Kosten in Höhe von 20.000-30.000 Euro entstehen. Headhunting erfordert ein hohes Budget und ist daher eher für größere Unternehmen oder kritische Positionen geeignet.
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Social Recruiting als effektive Alternative zu HR Works
Während HR-Software-Lösungen wie HR Works hervorragend darin sind, interne HR-Prozesse zu verwalten und eingehende Bewerbungen zu organisieren, lösen sie nicht das grundlegende Problem: Wie erreicht man die besten Kandidaten überhaupt?
Hier setzt Social Recruiting an – eine moderne Form des Recruitings, die die Reichweite und Kommunikationsmöglichkeiten von Social-Media-Plattformen nutzt. Unter Social Recruiting versteht man die aktive Ansprache und Gewinnung von Kandidaten über soziale Netzwerke wie LinkedIn, XING, Facebook oder Instagram.
Der entscheidende Unterschied zu HR-Software
Während das Bewerbermanagement-Modul von HR Works darauf wartet, dass Kandidaten sich bewerben, geht Social Recruiting den umgekehrten Weg: Sie sprechen potenzielle Kandidaten proaktiv an.
Das besondere dabei: Mit Social Recruiting erreichen Sie nicht nur die aktiven Bewerber (wie bei Jobportalen und Bewerbermanagement-Systemen), sondern vor allem auch die passiven Kandidaten – hochqualifizierte Fachkräfte, die derzeit nicht aktiv suchen, aber offen für interessante Angebote sind.
Präzise Zielgruppenansprache durch Targeting
Ein großer Vorteil von Social Recruiting sind die umfangreichen Targeting-Möglichkeiten. Sie können Werbeanzeigen schalten, die nur eine ganz bestimmte Zielgruppe zu sehen bekommt:
- Personen aus einem bestimmten Umkreis
- In einem bestimmten Alter
- Mit einer bestimmten Ausbildung oder Berufserfahrung
- Mit spezifischen Skills oder Interessen
So lassen sich mit relativ geringen Kosten Tausende von passenden Kandidaten erreichen – deutlich kosteneffizienter als klassische Jobportale, teure ATS-Systeme oder Headhunter.
Persönliche Kommunikation und Employer Branding
Im Gegensatz zum Recruiting über HR-Software oder Jobportale ist der soziale Faktor beim Social Recruiting stärker im Fokus. Die persönliche Bindung zwischen Bewerber und Unternehmen wird durch individuelle Kommunikation mit dem einzelnen Kandidaten aufgebaut.
Die Kommunikation verläuft lockerer, da soziale Netzwerke überwiegend privat genutzt werden. Hemmschwellen werden abgebaut und der Kandidat lässt sich leichter von der Arbeitgebermarke überzeugen. Der gesamte Internetauftritt des Unternehmens sollte dabei reibungslos funktionieren und ein stimmiges Gesamtbild erzeugen – Employer Branding wird zum entscheidenden Faktor.
Messbare Ergebnisse und kontinuierliche Optimierung
Anders als bei klassischen Jobportalen lassen sich Social-Recruiting-Kampagnen präzise messen und optimieren:
- Wie viele Personen haben die Anzeige gesehen?
- Wie viele haben geklickt?
- Wie viele haben sich beworben?
- Was sind die Kosten pro qualifizierter Bewerbung?
Diese Daten ermöglichen kontinuierliche Verbesserungen und eine klare ROI-Berechnung.
Die Kombination macht's: HR Works + Social Recruiting
Die ideale Lösung für viele Unternehmen ist nicht "entweder-oder", sondern "sowohl-als-auch". HR Works ist hervorragend geeignet, um die gesamte Personalverwaltung, Zeiterfassung und auch eingehende Bewerbungen effizient zu verwalten.
Doch um überhaupt qualitativ hochwertige Bewerbungen zu generieren, braucht es Social Recruiting. Die Kombination aus professionellem Social Recruiting (für die Kandidaten-Akquise) und HR Works (für die Verwaltung) ist für viele Unternehmen die optimale Strategie:
- Social Recruiting findet und spricht die richtigen Kandidaten an
- HR Works verwaltet die eingehenden Bewerbungen und den gesamten HR-Prozess
So schließen sich beide Ansätze perfekt und schaffen einen durchgängigen, effizienten Workflow.
Warum ein externer Partner Sinn macht
Das Schalten von Werbeanzeigen auf Plattformen wie LinkedIn und Facebook ist mittlerweile zu einer eigenen Disziplin geworden. Die zahlreichen Einstellungsmöglichkeiten, Targeting-Optionen und Strategien können HR-Mitarbeiter schnell überfordern.
Hinzu kommt: Professionelles Social Recruiting erfordert nicht nur technisches Know-how, sondern auch:
- Erfahrung in der Kandidatenansprache
- Aufbau und Optimierung von Recruiting-Funnels
- Kontinuierliches A/B-Testing von Anzeigen
- Employer-Branding-Expertise
- Analyse und Interpretation von Kampagnen-Daten
Als Social Recruiting Agentur können wir Ihnen dabei helfen. Wir bringen die Expertise mit, um:
- Die richtigen Kandidaten auf den passenden Kanälen zu identifizieren
- Überzeugende Ansprache-Strategien zu entwickeln
- Recruiting-Kampagnen aufzusetzen und zu optimieren
- Kandidaten vorzuqualifizieren und an Ihr System zu übergeben
- Den gesamten Prozess transparent und messbar zu gestalten
Während HR Works Ihnen hilft, Ihre internen HR-Prozesse zu verwalten, sorgen wir dafür, dass überhaupt die richtigen Bewerbungen bei Ihnen ankommen.
Fazit: Das richtige Tool für die richtige Aufgabe
HR Works ist eine leistungsstarke All-in-One-HR-Software mit vielen Stärken – insbesondere in der Personalverwaltung, Zeiterfassung und Reisekostenabrechnung. Das Bewerbermanagement-Modul bietet solide Grundfunktionen für die Verwaltung eingehender Bewerbungen.
Doch die zentrale Herausforderung der meisten Unternehmen ist nicht die Verwaltung von HR-Prozessen oder Bewerbungen, sondern das Finden qualifizierter Kandidaten. Hier zeigt eine HR-Software wie HR Works ihre Grenzen – sie wartet auf eingehende Bewerbungen, statt aktiv Kandidaten anzusprechen.
Social Recruiting schließt genau diese Lücke. Es erreicht nicht nur aktive, sondern auch passive Kandidaten, ermöglicht präzises Targeting und kostet oft weniger als klassische Jobportale, teure ATS-Lizenzen oder Headhunter.
Die Kombination aus Social Recruiting (für die Kandidaten-Akquise) und HR Works (für die Verwaltung) ist für die meisten KMU die erfolgversprechendste Strategie. Während HR Works die internen Prozesse optimiert, sorgt Social Recruiting dafür, dass überhaupt die richtigen Talente gefunden werden.
Gerne beraten wir Sie bei der Entwicklung einer ganzheitlichen Recruiting-Strategie und stellen sicher, dass Sie nicht nur Prozesse effizient verwalten, sondern überhaupt die richtigen Kandidaten finden.
