Was eine Recruiting-Entscheidung mit deinem Unternehmenserfolg zu tun hat
Deine Personalabteilung arbeitet am Limit. Offene Stellen bleiben monatelang unbesetzt, während du monatlich tausende Euro in Stellenanzeigen investierst. Die Lösung scheint einfach: Einen internen Recruiter einstellen. Aber ist das wirklich die kosteneffizienteste Strategie?
Die Antwort überrascht viele Geschäftsführer: Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen ist eine externe Recruiting-Abteilung die weitaus lukrativere Wahl. Der Grund ist simpel – ein interner Recruiter ohne echte Spezialisierung kostet dich nicht nur ein Jahresgehalt von 45.000–65.000 Euro, sondern auch verpasste Chancen, schlechtere Kandidatenqualität und unnötig lange Besetzungszeiten.
Die interne Recruiting-Abteilung – Was kann sie wirklich?
Viele Unternehmen denken beim Wachstum automatisch: "Wir brauchen einen eigenen Recruiter." Das klingt logisch – schließlich kennst du deine Unternehmenskultur am besten, oder? Schauen wir uns an, was eine interne Lösung wirklich bedeutet.
Vorteile einer internen Recruiting-Abteilung
Eine interne Recruiting-Abteilung hat durchaus ihre Berechtigung – besonders bei großen Konzernen mit kontinuierlichem, hohem Einstellungsbedarf. Die Vorteile liegen auf der Hand:
Dein interner Recruiter kennt die Unternehmenskultur in- und auswendig. Er versteht die internen Prozesse, weiß genau, welche Persönlichkeiten ins Team passen und kann Kandidaten authentisch über den Arbeitsalltag berichten. Diese kulturelle Passung ist wertvoll und lässt sich nicht einfach outsourcen.
Dazu kommt die sofortige Verfügbarkeit: Keine langen Abstimmungen mit externen Dienstleistern, keine Wartezeiten. Dein Team kann jederzeit auf den Recruiter zugehen und kurzfristig Bedarf anmelden. Bei sehr hohem, kontinuierlichem Recruiting-Volumen – etwa 30+ Einstellungen pro Jahr – kann sich ein interner Recruiter finanziell durchaus rechnen.
Ein weiterer Pluspunkt: Langfristiger Aufbau eines Talent-Pools. Interne Recruiter können über Jahre hinweg Beziehungen zu potenziellen Kandidaten pflegen und ein wertvolles Netzwerk aufbauen, das bei zukünftigen Vakanzen sofort aktiviert werden kann.
Die versteckten Kosten und Nachteile
Doch die Realität sieht für kleine und mittlere Unternehmen oft anders aus. Die versteckten Kosten einer internen Recruiting-Abteilung werden systematisch unterschätzt.
Zunächst die harten Fakten: Ein Junior-Recruiter kostet dich mindestens 45.000 Euro Jahresgehalt, ein erfahrener Recruiter 55.000–70.000 Euro. Dazu kommen Lohnnebenkosten von etwa 20%, Büroausstattung, Software-Lizenzen (ATS-Systeme kosten 3.000–12.000 Euro jährlich) und Weiterbildungen. Realistisch landest du bei 60.000–90.000 Euro Gesamtkosten pro Jahr für einen einzelnen Recruiter.
Doch das ist nur die Spitze des Eisbergs. Das eigentliche Problem: Die meisten kleinen und mittleren Unternehmen stellen unerfahrene Recruiter ein, die das Handwerk nicht wirklich beherrschen. Ein Junior-Recruiter ohne fundierte Ausbildung in Active Sourcing, ohne Netzwerk und ohne Erfahrung in modernen Recruiting-Methoden wird dir keine besseren Ergebnisse liefern als eine Standard-Stellenanzeige.
Die häufigsten Probleme interner Recruiter in KMUs:
Fehlende Spezialisierung
Ein Generalist-Recruiter soll Entwickler, Vertriebler, Buchhalter und Produktionsleiter gleichermaßen gut finden – eine Illusion. Jede Rolle erfordert spezifisches Know-how über die passenden Kanäle, Ansprache-Strategien und Qualifikationskriterien.
Keine etablierten Prozesse
Ohne systematische Recruiting-Frameworks arbeitet dein interner Recruiter nach Bauchgefühl. Das Ergebnis: inkonsistente Kandidatenqualität, lange Time-to-Hire und verschwendetes Budget für ineffektive Kanäle.
Technologie-Defizit
Professionelles Recruiting erfordert heute den Einsatz moderner Tools – von Boolean-Search über Multi-Channel-Outreach bis hin zu KI-gestützten Matching-Systemen. Die Anschaffung und das Know-how für diese Tools überfordert viele KMUs.
Kapazitätsengpässe
Bei Spitzen im Einstellungsbedarf – etwa während Wachstumsphasen oder nach Kündigungswellen – stößt ein einzelner interner Recruiter schnell an seine Grenzen. Das Ergebnis: Kompromisse bei der Kandidatenqualität oder noch längere Besetzungszeiten.
Die externe Recruiting-Abteilung – Spezialisierung trifft Effizienz
Eine externe Recruiting-Agentur funktioniert fundamental anders als ein interner Mitarbeiter. Hier kaufst du nicht eine Person, sondern ein ganzes System – inklusive Expertise, Technologie und bewährter Prozesse.
Was macht externe Recruiting-Partner aus?
Der größte Unterschied: Externe Recruiting-Spezialisten leben und atmen Recruiting. Während ein interner Recruiter vielleicht 15–20 Einstellungen pro Jahr betreut, verarbeiten spezialisierte Agenturen hunderte von Mandaten. Diese Erfahrung macht den Unterschied.
Externe Partner bringen dir ein ganzes Team statt einer einzelnen Person. Bei Leantree beispielsweise arbeitet nicht nur ein Recruiter an deinem Auftrag, sondern ein koordiniertes Team aus Sourcing-Spezialisten, die wissen, wie man passive Kandidaten aktiviert, Interview-Coaches, die deine Führungskräfte auf effektive Gespräche vorbereiten, und Datenanalysten, die kontinuierlich die Performance optimieren.
Schnellere Time-to-Hire durch etablierte Prozesse
Externe Partner haben einen entscheidenden Vorteil: Sie müssen das Rad nicht neu erfinden. Während dein interner Recruiter erst lernen muss, welche Ansprache bei Entwicklern funktioniert und welche Kanäle für Vertriebspositionen die besten Ergebnisse liefern, haben spezialisierte Agenturen diese Erkenntnisse bereits aus hunderten erfolgreichen Projekten gewonnen.
Die durchschnittliche Time-to-Hire bei professionellen externen Partnern liegt bei 30–45 Tagen – deutlich unter dem Marktdurchschnitt von 60–90 Tagen, den viele interne Abteilungen erreichen. Jeder eingesparte Tag bedeutet bares Geld: Bei durchschnittlichen Vakanzkosten von 500–800 Euro pro Tag summiert sich das schnell auf 15.000–30.000 Euro Einsparung pro Position.
Höhere Kandidatenqualität durch Spezialisierung
Die Qualität deiner Einstellungen entscheidet über deinen langfristigen Geschäftserfolg. Ein mittelmäßiger Vertriebler kostet dich nicht nur sein Gehalt, sondern auch verpasste Umsatzchancen und potenzielle Kundenverluste. Ein inkompetenter Entwickler produziert technische Schulden, die dich Jahre später noch verfolgen.
Externe Recruiting-Spezialisten haben durch ihre Fokussierung einen entscheidenden Vorteil: Sie kennen den Markt, die Gehaltsbänder, die Wechselmotive und die besten Sourcing-Strategien für jede spezifische Rolle. Ein auf Tech-Recruiting spezialisierter Partner weiß genau, wo man Senior DevOps Engineers findet (Tipp: nicht primär auf Jobportalen), wie man sie anspricht und welche Faktoren bei der Entscheidungsfindung wirklich zählen.
Diese Expertise führt zu messbar besseren Ergebnissen: höhere Offer-Acceptance-Raten, längere Verweildauer im Unternehmen und bessere Performance der neu eingestellten Mitarbeiter. Laut einer aktuellen Studie bleiben über spezialisierte Agenturen vermittelte Kandidaten durchschnittlich 40% länger im Unternehmen als über generische Kanäle gefundene Mitarbeiter.
Flexibilität und Skalierbarkeit
Dein Einstellungsbedarf schwankt. Nach einer Finanzierungsrunde willst du vielleicht zehn Positionen in drei Monaten besetzen. Danach folgen ruhigere Phasen mit nur sporadischen Einstellungen. Ein interner Recruiter verursacht konstante Kosten – unabhängig vom tatsächlichen Bedarf.
Externe Partner skalieren mit deinem Bedarf. In Hochphasen stocken sie das Team auf, in ruhigeren Zeiten zahlst du nur für tatsächlich erbrachte Leistungen. Diese Flexibilität ist besonders für wachsende Unternehmen mit schwer planbarem Recruiting-Bedarf von unschätzbarem Wert.
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Der direkte Kostenvergleich – Rechnet sich eine interne Lösung wirklich?
Lass uns die Zahlen ehrlich auf den Tisch legen. Für viele Geschäftsführer scheint ein interner Recruiter die "günstigere" Option – schließlich zahlst du nur ein Gehalt statt einer Agentur-Fee. Doch diese Rechnung ist trügerisch.
Interner Recruiter – Die Vollkostenrechnung
Nehmen wir ein realistisches Beispiel: Du stellst einen Junior-Recruiter für 48.000 Euro Jahresgehalt ein. Die wahren Kosten sehen so aus:
- Jahresgehalt: 48.000 Euro
- Lohnnebenkosten (20%): 9.600 Euro
- Büroausstattung & Infrastruktur: 3.000 Euro
- ATS-Software & Tools: 8.000 Euro
- Weiterbildungen & Konferenzen: 2.500 Euro
- LinkedIn Recruiter Lizenz: 10.000 Euro
- Gesamtkosten Jahr 1: 81.100 Euro
Dazu kommt: In den ersten 3–6 Monaten ist dein neuer Recruiter noch in der Einarbeitung und arbeitet mit reduzierter Produktivität. Die wahren Kosten im ersten Jahr liegen eher bei 85.000–90.000 Euro.
Bei durchschnittlich 15 Einstellungen pro Jahr (eine realistische Zahl für einen einzelnen Recruiter) kommst du auf Kosten von etwa 5.400–6.000 Euro pro Einstellung – und das bei einem unerfahrenen Junior-Recruiter, der wahrscheinlich keine Top-Kandidaten liefert.
Externe Recruiting-Agentur – Was zahlst du wirklich?
Die Preismodelle externer Agenturen variieren, aber lass uns ein typisches Szenario durchrechnen. Eine professionelle Recruiting-Agentur arbeitet oft mit Success-Fees zwischen 15–25% des Jahresgehalts oder Festpreisen pro Position.
Szenario: 15 Einstellungen pro Jahr, durchschnittliches Zielgehalt 55.000 Euro
- Fee pro Einstellung (18% Modell): 9.900 Euro
- Gesamtkosten pro Jahr: 148.500 Euro
Auf den ersten Blick teurer, oder? Aber warte – hier ist der entscheidende Unterschied:
- Drastisch kürzere Time-to-Hire: 45 statt 75 Tage bedeutet 30 Tage weniger Vakanzkosten pro Position. Bei 600 Euro Vakanzkosten pro Tag sparst du 18.000 Euro pro Einstellung. Über 15 Positionen: 270.000 Euro Einsparung.
- Höhere Kandidatenqualität: Bessere Mitarbeiter bedeuten höhere Produktivität, weniger Fluktuation (eine Nachbesetzung kostet dich 1,5 Jahresgehälter) und bessere Geschäftsergebnisse.
- Keine Fixkosten: Kein Gehalt in ruhigen Monaten, keine Kosten für Tools und Infrastruktur, keine Sozialabgaben.
Die echte Rechnung für KMUs
Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen mit 10–25 Einstellungen pro Jahr ist die externe Lösung nicht nur flexibler, sondern auch signifikant kosteneffizienter – wenn man die Gesamtkosten inkl. Vakanzkosten und Qualitätsunterschiede einrechnet.
Die Break-Even-Schwelle liegt bei etwa 30–40 Einstellungen pro Jahr. Erst ab dieser Größenordnung rechnet sich ein interner Recruiter finanziell – und auch dann nur, wenn du einen wirklich erfahrenen Senior-Recruiter einstellst, der die genannten Prozesse und Tools professionell beherrscht.
Wann macht welches Modell Sinn? Der Entscheidungsbaum
Die Entscheidung zwischen interner und externer Recruiting-Lösung hängt von mehreren Faktoren ab. Hier ist ein klarer Entscheidungsrahmen:
Du solltest intern rekrutieren, wenn...
- Du mehr als 30–40 Einstellungen pro Jahr tätigst und konstanten Bedarf hast
- Du bereit bist, in einen erfahrenen Senior-Recruiter mit nachweisbarer Track Record zu investieren (60.000+ Euro Gehalt)
- Du die nötige Infrastruktur und Tools bereitstellen kannst (Budget 15.000+ Euro für Software)
- Deine Branche so spezifisch ist, dass tiefes internes Wissen unerlässlich ist
- Du langfristig ein komplettes Recruiting-Team aufbauen willst
Du solltest extern rekrutieren, wenn...
- Dein jährlicher Einstellungsbedarf unter 30 Positionen liegt
- Du flexible, skalierbare Lösungen brauchst
- Deine Time-to-Hire aktuell über 60 Tage liegt
- Du keine Erfahrung im Aufbau professioneller Recruiting-Prozesse hast
- Du schnell hochwertige Kandidaten brauchst ohne lange Aufbauzeit
- Deine Kosten pro Einstellung unklar oder zu hoch sind
Für die allermeisten KMUs ist die externe Lösung die strategisch und finanziell bessere Wahl. Die Kombination aus Geschwindigkeit, Qualität und Flexibilität überwiegt die vermeintlichen Vorteile interner Lösungen deutlich.
Wie Leantree dich unterstützt
Bei Leantree verstehen wir die Herausforderungen von wachsenden Unternehmen genau. Wir sind nicht einfach eine weitere Recruiting-Agentur, die dir Lebensläufe schickt und verschwindet. Unser Ansatz ist fundamental anders.
Interim-Recruiting für sofortigen Impact
Wenn dein internes Team überlastet ist oder du noch keine Recruiting-Kapazität hast, springen wir sofort ein. Unsere Interim-Recruiter integrieren sich nahtlos in deine Prozesse und liefern innerhalb weniger Tage erste qualifizierte Kandidaten. Das besondere: Wir bauen parallel ein nachhaltiges Recruiting-System auf, von dem du auch nach unserer Zusammenarbeit profitierst.
Systematisches Social Recruiting statt Gießkannen-Prinzip
Wir arbeiten nicht mit 0815-Stellenanzeigen oder Massen-Outreach. Unser Social-Recruiting-Ansatz basiert auf detaillierten Candidate Personas, Multi-Channel-Strategien und datenbasiertem Outreach. Das Ergebnis: Response-Raten von über 40% statt branchenüblichen 10–15% – und deutlich bessere Kandidatenqualität.
Messbare Ergebnisse, transparente Prozesse
Von Tag eins an weißt du genau, was passiert. Unser KPI-Dashboard zeigt dir in Echtzeit, wie viele Kandidaten wir ansprechen, wie viele reagieren und wie die Qualität ist. Keine Black Box, keine Ausreden – nur klare, messbare Ergebnisse.
Unsere Kunden reduzieren ihre Time-to-Hire durchschnittlich um 40–60% und senken ihre Kosten pro Einstellung um 25–35% – bei gleichzeitig besserer Kandidatenqualität. Das ist kein Marketing-Versprechen, sondern das Ergebnis systematischer, datenbasierter Prozesse.
Fazit: Für die meisten KMUs ist extern die bessere Wahl
Die Entscheidung zwischen interner und externer Recruiting-Lösung ist eine der wichtigsten strategischen Weichenstellungen für wachsende Unternehmen. Die Zahlen sprechen eine klare Sprache: Für kleine und mittlere Unternehmen mit weniger als 30 Einstellungen pro Jahr ist eine spezialisierte externe Recruiting-Agentur in den allermeisten Fällen die lukrativere, effizientere und qualitativ bessere Wahl.
Die vermeintlich günstigere interne Lösung entpuppt sich schnell als Kostenfalle, wenn du unerfahrene Recruiter ohne professionelle Prozesse, Tools und Netzwerke einstellst. Die Kombination aus langen Besetzungszeiten, mittelmäßiger Kandidatenqualität und hohen Fixkosten macht interne Lösungen für die meisten KMUs zum teuren Experiment.
Externe Partner wie Leantree bringen dir das, was interne Teams oft nicht bieten können: Spezialisierung, bewährte Prozesse, modernste Tools, Flexibilität und vor allem messbare, schnelle Ergebnisse. Du zahlst nicht für eine Person, sondern für ein ganzes System – und genau das macht den Unterschied.
Die entscheidende Frage ist nicht: "Können wir uns eine externe Agentur leisten?" Sondern: "Können wir es uns leisten, weiterhin mit ineffizienten internen Lösungen zu arbeiten, während unsere Wettbewerber schneller die besten Talente sichern?"
